ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2A/CROSS/2025 z dnia 31.10.2025 r. - Stowarzyszenie CROSS
Baner

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2A/CROSS/2025 z dnia 31.10.2025 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2A/CROSS/2025 z dnia 31.10.2025 r.

Zapytanie ofertowe na realizację usługi audytu zewnętrznego zadania pt. „Krok naprzód 2025”.

Projekt jest współfinansowany ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach Konkursu nr 1/2024 pn. „Wspieramy aktywność” (UMOWA NUMER: UM/PW9/2025/3/DEPT_DS_WSPOLPRACY/11968 z 17 kwietnia 2025 r.).

 

Część I: Forma zapytania ofertowego

Rozeznanie rynku poprzez zamieszczenie na stronie internetowej.

Uzasadnienie formy zapytania:

Szacowana wartość usługi nie przekracza kwoty 130 tys. zł netto.

 

Część II: Informacje ogólne

  1. Informacje o Zamawiającym:

Stowarzyszenie Kultury Fizycznej Sportu i Turystyki Niewidomych i Słabowidzących „Cross”; ul. Konwiktorska 9, 00-216 Warszawa, NIP 525 12 90 682, REGON 011068475, KRS 0000247136, e-mail biuro@cross.org.pl, tel. 22 412 18 80.

Adres strony internetowej, na której zamieszczone zostały informacje dotyczące realizowanego projektu: www.cross.org.pl .

 

  1. Informacje o umowie i projekcie

Nr i data umowy zawartej z PFRON:

UM/PW9/2025/3/DEPT_DS_WSPOLPRACY/11968 z 17.04.2025 r.

Kierunek pomocy:

2: zwiększenie samodzielności osób z niepełnosprawnościami

Typ projektu (zgodnie z umową):

4: Wsparcie realizowane poza placówką (w szczególności: szkolenia, kursy, warsztaty, grupowe i indywidualne zajęcia, usługi wspierające).

Cel projektu (zgodnie z wnioskiem):

Strategicznym celem realizacji projektu „Krok naprzód 2025” jest zwiększenie samodzielności 320 osób niewidomych i słabowidzących poprzez ich udział w specjalistycznym szkoleniu z zakresu sportu.

Rozwój i upowszechnianie sportu to ważny czynnik profilaktyki i dbałości o stan zdrowia społeczeństwa, szerszego dostępu obywateli, także osób niepełnosprawnych do różnorodnych form sportowej aktywności.

Termin realizacji projektu:

od dnia 01-03-2025 do dnia 31-12-2025

 

Część III: Opis przedmiotu zamówienia

Przeprowadzenie w miejscu realizacji projektu (w siedzibie Zamawiającego, adres: ul. Konwiktorska 9, 00-216 Warszawa), audytu zewnętrznego realizacji projektu w okresie od 01-12-2025 do 23-01-2026 r.

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie obiektywnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

 

Część IV: Zakres audytu zewnętrznego

  1. Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach.
  2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
    1. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu;
    2. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych;
    3. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Zamawiającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania;

są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

  1. Audyt obejmuje w szczególności:
    1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
      1. weryfikację (na podstawie reprezentatywnej próby) oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym czy dowody księgowe spełniają warunki określone w art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości oraz weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), wymaganych zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
      2. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
      3. sprawdzenie wniesienia przez Zamawiającego wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie, kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
      4. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
      5. sprawdzenie, czy w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu prowadzona jest wyodrębniona dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, sprawdzenie statusu podatkowego Zamawiającego (w szczególności w zakresie podatku VAT);
    2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
    3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);
    4. weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Zamawiającego (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie;
    5. o ile dotyczy danego Zamawiającego – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Zamawiający prawidłowo stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych. W przypadku Zamawiającego, który nie jest zobligowany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz – w przypadku powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu – spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu; pod pojęciem „powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu” należy rozumieć sytuację, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma zlecenie na wykonanie usługi i będzie to zlecenie realizować przy pomocy swoich pracowników;
    6. o ile dotyczy danego Zamawiającego – ocenę poprawności stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z warunkami wskazanymi w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w procedurach realizacji programu;
    7. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy;
    8. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu;
    9. sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
  2. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z „Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego”, opracowanymi przez The Institute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MR i F z 2016 r. poz. 28).
  3. Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu.

 

Część V: Wymagania dotyczące oferenta

  1. Oferent musi posiadać niezbędne doświadczenie oraz dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
  2. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
    1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;
    2. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty);
    3. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych;
    4. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego lub audytu wewnętrznego.
  3. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego zadania/projektu warunki wskazane w ust. 2 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
  4. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
    1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania;
    2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia;
    3. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów poświadczających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
  5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.
  6. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu musi być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu musi wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
  7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Zamawiającego. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
    1. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;
    2. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
    3. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt;
    4. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;
    5. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
    6. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje;
    7. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
  8. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.

Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą audytu zewnętrznego.

 

Część VI: Wymagania dotyczące raportu/sprawozdania

  1. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany jest do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu.
  2. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
    1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania;
    2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt;
    3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny;
    4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu;
    5. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania;
    6. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu;
    7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego;
    8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego;
    9. okres objęty audytem zewnętrznym;
    10. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym zestawienie dokumentów (wystawca, rodzaj, numer dokumentu, kwota kosztu kwalifikowanego), które zostały poddane badaniu;
    11. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego;
    12. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego;
    13. ustalenia stanu faktycznego;
    14. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi;
    15. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień;
    16. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje;
    17. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
  3. Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

 

Część VII: Wymagany termin oraz miejsce realizacji usługi

  1. Okres realizacji usługi: w terminie od 01-12-2025 do 23-01-2026 r.
  2. Miejscem realizacji usługi jest siedziba Zamawiającego: ul. Konwiktorska 9, 00-216 Warszawa.

 

Część VIII: Oferta

Ofertę należy sporządzić na załączonym druku oferty, w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. Oferta powinna być podpisana przez osobę / osoby upoważnioną do reprezentowania Oferenta.

Ewentualne poprawki w tekście oferty powinny być dokonane w sposób czytelny i parafowane.

Podane w ofercie ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy.

Cena powinna być wyrażona w kwocie brutto.

Oferent zobowiązany jest zagwarantować stałość ceny przez cały czas trwania umowy. Oferent uwzględni w cenie wszelkie rabaty i upusty oraz usługi dodatkowe, których zamierza udzielić Zamawiającemu.

Do oferty należy załączyć Oświadczenie o bezstronności i niezależności.

Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej przesyłając na adres mailowy biuro@cross.org.pl lub na piśmie, osobiście lub pocztą na adres: Stowarzyszenie „Cross”, ul. Konwiktorska 9, 00-216 Warszawa, w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy dopisać numer zapytania, którego dotyczy oferta.

Ofertę złożyć należy w terminie do dnia 7 listopada 2025 do godz. 16.00 (w przypadku ofert składanych drogą pocztową decyduje data stempla pocztowego).

Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Osobą uprawnioną do kontaktu ze strony Zamawiającego jest:

Przemysław Warszewski, biuro@cross.org.pl .

 

Część IX: Inne

Audyt winien być realizowany zgodnie i w oparciu o wytyczne PFRON dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych opisanych w dokumentacji konkursu 1/2024 pn. „Wspieramy aktywność" dostępnej na stronie internetowej www.pfron.org.pl .

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

Powyższe zapytanie ofertowe prowadzone jest w ramach zasady konkurencyjności i nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku  Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013r  poz. 907 z póź. zm. )

Propozycje składane przez zainteresowane podmioty w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.